IA et association loi 1901 : l'assistant du bureau

Ce site s'adresse aux présidents, trésoriers, secrétaires, bénévoles et salariés des associations loi 1901 : clubs sportifs, écoles de musique, associations culturelles, sociales ou d'aide à domicile. Il explique comment équiper l'association d'un assistant qui répond à partir de ses propres documents (statuts, règlement intérieur, procès-verbaux, plannings, livret du bénévole), à qui il rend service, et ce qu'il ne doit jamais faire.

Dans une association, la même question revient chaque saison et c'est souvent le même bénévole qui y répond, le soir, après son travail. Et quand le bureau change, une partie du savoir part avec l'ancien président. Un assistant d'équipe ne remplace ni le bureau ni l'assemblée générale : il retrouve ce qui est écrit et le dit au bon moment.

Un repère avant de commencer

La loi du 01/07/1901 laisse une grande liberté d'organisation : selon Service Public, ce sont les statuts qui fixent l'assemblée générale, sa convocation, son quorum et ses votes. Conséquence pratique : un assistant d'association vaut ce que valent les statuts et le règlement intérieur qu'on lui donne. Avant toute chose, vérifiez que la version qu'il lit est la dernière déclarée.

Trois règles résument le reste :

1. Il cite, il ne décide pas. Un tarif réduit, un remboursement, une exclusion, la validité d'une assemblée générale (AG) : décisions du bureau, parfois d'un juriste.
2. Il lit les documents, pas les personnes. Le fichier des adhérents, les fiches d'inscription remplies, les données de santé restent hors de sa base, comme le veut le guide de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) pour les associations.
3. Il a un responsable. Quelqu'un du bureau met la base à jour après chaque AG et chaque rentrée.

Les questions des adhérents et des bénévoles

• Répondre aux questions des adhérents : cotisation, horaires, inscriptions, remboursement, et les documents qui contiennent les réponses.
• Livret d'accueil du bénévole : le parcours d'accueil conseillé par associations.gouv.fr, le compte d'engagement citoyen, les règles sur les données des bénévoles.

Les textes et la vie statutaire

• Statuts et règlement intérieur : ce qui va dans l'un ou dans l'autre, et lequel l'emporte.
• Quorum d'assemblée générale : ce que la loi ne fixe pas, ce que vos statuts doivent dire.
• Procès-verbal d'assemblée générale : une trame, la conservation, et comment retrouver une décision ancienne.

Les changements de bureau

• Déclarer un changement de bureau : le délai de 3 mois, les pièces, l'amende prévue.
• Passation de bureau : la liste des documents et des accès à transmettre, et les durées de conservation.

Financements et obligations

• Dossier de subvention Cerfa 12156 : les pièces, Le Compte Asso, le compte rendu financier.
• Contrat d'engagement républicain : qui le souscrit, les sept engagements, la sanction prévue.
• Reçus fiscaux : les conditions, le rescrit, la déclaration annuelle des dons.
• Le fichier des adhérents et la protection des données : ce que dit le guide de la CNIL sur le RGPD (règlement général sur la protection des données), question par question.

Pour démarrer

La page par où commencer donne la liste des documents à rassembler, rubrique par rubrique, et une méthode en cinq étapes. Commencez petit : les statuts, le règlement intérieur, la grille des cotisations et le planning répondent déjà à une bonne part des questions de rentrée.

Chaque page indique les textes officiels lus et leur date de vérification. Elles décrivent ce que disent les textes ; pour une situation précise, rapprochez-vous d'un Point ressource à la vie associative, de votre fédération, de la CNIL ou d'un juriste.