Passation de bureau d'association : les documents

Une passation de bureau réussie tient en une liste : les documents fondateurs, les registres, les comptes, les contrats, les dossiers de subvention, et les accès (banque, messagerie, site, logiciels). Aucun texte n'impose de procédure de passation entre bénévoles ; ce qui est imposé, ce sont la déclaration des nouveaux dirigeants dans les 3 mois et les durées de conservation des documents. Un assistant d'équipe aide surtout à ce que le savoir ne parte pas avec l'ancien président : ce qui était dans sa tête doit être dans des documents.

Ce que disent les textes

• Déclaration des nouveaux dirigeants : dans les 3 mois, au greffe des associations, avec la délibération et la liste à jour des dirigeants ; amende pouvant aller jusqu'à 1 500 € en cas de manquement (fiche Service Public vérifiée le 05/11/2024). Voir déclarer un changement de bureau.
• Durée des mandats : aucun texte ne la fixe ; ce sont les statuts, et elle est généralement d'un an selon Service Public (fiche vérifiée le 28/01/2026).
• Trésorier : la fiche dédiée (vérifiée le 09/06/2026) le décrit comme « chargé de la gestion financière ». Sa responsabilité peut être engagée en cas de faute de gestion : d'où l'intérêt d'une remise des comptes écrite et signée.

Les durées de conservation

D'après la fiche Service Public sur la conservation des documents d'une association (vérifiée le 12/05/2026), donnée à titre indicatif :

Ce tableau dit ce que le bureau sortant ne doit pas jeter, et ce que le bureau entrant doit savoir retrouver.

La liste de passation

Documents fondateurs

• statuts déclarés et derniers récépissés de la préfecture ;
• règlement intérieur en vigueur, avec sa date d'adoption ;
• numéro RNA (répertoire national des associations) et, s'il existe, numéro Siret.

Vie statutaire

• registre ou classeur des procès-verbaux d'assemblée et de conseil ;
• feuilles de présence ;
• calendrier des instances (date habituelle de l'assemblée générale, ou AG, délai de convocation prévu par les statuts).

Finances (avec le trésorier sortant)

• comptes bancaires et procurations à modifier ;
• comptes des derniers exercices et pièces justificatives ;
• budget en cours, cotisations encaissées et à encaisser.

Subventions

• conventions en cours, dossiers déposés, comptes rendus financiers à rendre : Service Public rappelle qu'un compte rendu financier se transmet dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour une subvention affectée à une action. Voir le dossier de subvention.

Contrats et engagements

• assurance, bail ou convention de mise à disposition de salle, contrats de prestataires ;
• contrats des salariés s'il y en a, à remettre au seul nouveau président ou à la personne chargée de l'emploi.

Accès

• banque en ligne, messagerie de l'association, site internet, réseaux sociaux, logiciel d'adhésion, Le Compte Asso.

Les accès : un compte par personne

Le guide de sensibilisation au RGPD (règlement général sur la protection des données) de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) pour les associations recommande que chaque bénévole ou salarié ait un identifiant propre avec un mot de passe personnel, que les accès correspondent aux besoins réels de sa mission, et que les comptes soient clos à la fin de cette mission. Pour une passation, cela veut dire : pas de mot de passe unique transmis de président en président, mais des comptes fermés pour les sortants et ouverts pour les entrants.

Ce que l'assistant garde

Une association change de bureau, pas de mémoire, à condition que cette mémoire soit écrite. Avant de partir, demandez au bureau sortant de rédiger ou de compléter :

• une fiche « qui fait quoi » (contacts de la mairie, du club voisin, de la fédération, du comptable) ;
• les procédures récurrentes : rentrée des inscriptions, préparation de l'AG, demande de subvention annuelle ;
• les réponses types aux questions des adhérents.

Avec les statuts, le règlement intérieur et ces fiches dans sa base, l'assistant répond aux nouveaux élus comme aux adhérents dès le premier jour. Les comptes, les relevés bancaires, le fichier des adhérents et les contrats de salariés restent hors de sa base : ils se transmettent de personne à personne.

Exemple

Par exemple, un club de football amateur change de président en juin. Le président sortant enregistre ses procédures de rentrée dans un document daté, le trésorier remet ses comptes avec un bordereau signé, et le nouveau secrétaire met à jour la fiche « qui contacter » de l'assistant dès réception du récépissé.