Assistant IA d'association : les documents à rassembler

Pour équiper une association d'un assistant d'équipe, commencez par les statuts et le règlement intérieur, puis ajoutez les documents qui répondent aux questions les plus fréquentes : grille des cotisations, planning, fiches d'inscription, livret du bénévole. Une base d'une vingtaine de documents à jour suffit pour démarrer. Le reste s'ajoute à mesure que les questions sans réponse apparaissent.

1. Les textes fondateurs

• Statuts déclarés, version du dernier récépissé.
• Règlement intérieur en vigueur, avec sa date d'adoption et l'organe qui l'a voté.
• Récépissés de déclaration et de modification (pour les numéros et les dates, pas pour l'adresse des dirigeants).

Service Public rappelle que ces documents de création se conservent pendant toute la vie de l'association, et que le règlement intérieur ne peut pas contredire les statuts. Voir statuts et règlement intérieur.

2. La vie statutaire

• Procès-verbaux d'assemblée générale et de conseil, signés, classés par date.
• Dernier rapport d'activité et dernier rapport financier approuvés.
• Fiche « règles de notre assemblée générale (AG) » : convocation, quorum, procurations, majorités, tirées des statuts. Voir le quorum et le procès-verbal.
• Liste à jour des membres du bureau avec leur rôle et une adresse de contact de l'association.

3. Les adhésions et les activités

• Grille des cotisations de la saison, telle que votée.
• Planning des activités, calendrier, lieux.
• Fiche d'inscription vierge et liste des pièces demandées.
• Mention d'information sur les données personnelles.
• Foire aux questions écrite à partir des messages reçus en début de saison. Voir les questions des adhérents.

4. Les bénévoles et les salariés

• Livret d'accueil du bénévole, fiches missions, charte si vous en avez une. Voir le livret d'accueil.
• Consignes pratiques : clés, matériel, sécurité, qui appeler en cas de problème.
• Règles de remboursement de frais votées par le bureau.

5. Les financements et les obligations

• Conventions de subvention en cours et dates des comptes rendus financiers. Voir le dossier de subvention.
• Contrat d'engagement républicain si vous l'avez souscrit. Voir le contrat d'engagement républicain.
• Rescrit fiscal s'il existe, et règles internes sur les reçus. Voir les reçus fiscaux.
• Contrats d'assurance et convention d'occupation des salles (pour répondre « suis-je assuré pendant l'activité ? » en citant le contrat).

Ce qui n'entre jamais dans la base

Le guide de sensibilisation au RGPD (règlement général sur la protection des données) de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) pour les associations demande de limiter l'accès aux données à ceux qui en ont besoin. Restent donc hors de la base :

• le fichier des adhérents, des licenciés, des donateurs, des bénéficiaires ;
• les fiches d'inscription remplies, certificats, informations de santé, informations sur les enfants ;
• les relevés bancaires, la comptabilité détaillée, les contrats des salariés ;
• les fiches d'incident et les dossiers disciplinaires.

Voir les données des adhérents.

La méthode en cinq étapes

1. Rassembler les documents des rubriques 1 à 3, dans leur dernière version.
2. Nettoyer : supprimer les doublons et les anciennes versions, dater chaque document.
3. Tester avec dix vraies questions d'adhérents et cinq du bureau ; noter celles qui restent sans réponse.
4. Compléter la foire aux questions avec ces réponses manquantes, validées par le bureau.
5. Désigner un responsable de la base, qui la met à jour après chaque AG et chaque rentrée. C'est aussi un point de la passation de bureau.

Avec quel outil

Plusieurs outils permettent de construire un assistant à partir de documents. ALMA, édité par IArche, en est un : on y envoie des fichiers PDF, DOCX, TXT ou CSV ou on lui fait lire le site de l'association ; l'assistant cite ses sources, s'intègre au site par un widget en une ligne de code, et peut être partagé avec l'équipe avec des rôles distincts. Un premier abonnement commence par trois jours d'essai, carte demandée ; les forfaits sont présentés sur la page des tarifs d'ALMA. Pour la question des données, lisez sa politique de confidentialité et, pour un point non publié, vérifiez-le avec IArche avant de vous engager.