La loi de 1901 impose-t-elle un modèle de procès-verbal ?

Non. La loi ne dit rien sur l'organisation interne : ce sont les statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur qui fixent les règles de l'assemblée et la façon de constater les votes.

Combien de temps garder les procès-verbaux d'AG ?

Service Public indique au moins 5 ans pour les documents de fonctionnement : convocations, feuilles de présence, procès-verbaux, rapports d'activité.

Faut-il envoyer le procès-verbal à la préfecture après chaque AG ?

Non, en principe. Seules certaines décisions (nouveaux dirigeants, modification des statuts, changement de siège…) se déclarent dans les 3 mois, avec un exemplaire de la délibération.

Procès-verbal d'assemblée générale d'association

Le procès-verbal d'assemblée générale (AG) est la trace écrite des décisions votées. La loi du 01/07/1901 n'en fixe ni la forme ni le contenu : ce sont vos statuts qui disent comment l'assemblée se tient et comment ses votes sont constatés. Un assistant d'équipe aide à le préparer à partir de l'ordre du jour et des notes de séance, puis à retrouver une décision des années plus tard ; la signature et la validation restent au bureau.

Ce que disent les textes

La fiche Service Public sur les instances dirigeantes (vérifiée le 14/08/2026) rappelle que la loi de 1901 ne dit rien sur les organes de l'association. Les statuts fixent librement la composition de l'AG, sa périodicité, les conditions de convocation, de vote et de quorum. Sans précision statutaire, tous les membres doivent être convoqués.

Toujours selon cette fiche, l'AG décide de ce qui dépasse la gestion courante : nomination et révocation des dirigeants, approbation des comptes, modification des statuts, actions en justice, opérations immobilières, exclusion d'un membre.

Trois règles pratiques viennent d'autres fiches :

Seuls les points inscrits à l'ordre du jour peuvent être votés. Les « questions diverses » ne portent que sur des sujets mineurs ; une décision prise sur un point non inscrit peut être annulée en justice (fiche sur l'ordre du jour, vérifiée le 20/02/2026).
Pas de déclaration après chaque AG, mais certaines décisions se déclarent dans les 3 mois : nouveaux dirigeants, modification des statuts, changement de nom, d'objet ou de siège (fiche vérifiée le 22/01/2026). La déclaration se fait avec un exemplaire de la délibération : le procès-verbal doit donc être prêt et signé. Voir déclarer un changement de bureau.
Conservation : au moins 5 ans pour les convocations, feuilles de présence, procès-verbaux et rapports d'activité (fiche sur la conservation des documents, vérifiée le 12/05/2026).

Une trame de procès-verbal

Aucun texte général n'impose ces rubriques. C'est une trame courante, à adapter à ce que vos statuts exigent :

Nom de l'association, numéro au répertoire national des associations (RNA), adresse du siège.
Nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), date, heure, lieu ou modalité à distance si les statuts la permettent.
Mode et date de convocation, conformément aux statuts.
Nombre de membres présents et représentés, d'après la feuille de présence ; constat du quorum si les statuts en prévoient un. Voir le quorum.
Président et secrétaire de séance.
Ordre du jour, repris mot pour mot de la convocation.
Pour chaque point : résumé des débats, texte exact de la résolution, résultat du vote (pour, contre, abstentions).
Questions diverses, sans décision importante.
Heure de clôture, signatures prévues par les statuts.

Où l'assistant aide

Étape	Ce que fait l'assistant	Ce que vous lui donnez
Avant l'AG	Rappelle ce que les statuts prévoient (délai de convocation, quorum, qui vote), propose un projet de convocation	Statuts, règlement intérieur, procès-verbal de l'AG précédente
Après l'AG	Met au propre les notes du secrétaire selon la trame de l'association	Notes de séance, ordre du jour, feuille de présence (nombres seulement)
Des années plus tard	Retrouve quand une décision a été votée et dans quels termes	Registre des procès-verbaux signés, classés par date

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne constate pas un vote. Le résultat vient du décompte fait en séance ; l'assistant le recopie, il ne le déduit pas.
Il n'ajoute pas de décision qui ne figure pas dans les notes, et ne reformule pas une résolution votée : le texte adopté se reprend tel quel.
Il ne dit pas si l'AG est valable. Un doute sur une convocation ou un quorum se règle avec un Point ressource à la vie associative ou un juriste.
La feuille d'émargement nominative reste hors de sa base : elle contient les noms et signatures des membres.

Exemple

Par exemple, l'association d'aide à domicile d'un canton doit retrouver la date à laquelle l'AG a autorisé l'achat d'un véhicule. Avec les procès-verbaux signés de dix exercices dans sa base, l'assistant cite le procès-verbal, la date et le texte de la résolution ; le secrétaire vérifie sur l'original avant de répondre au financeur.