Guide
RGPD et fichier des adhérents d'une association
Données à collecter, information des membres, conservation, accès, transmission à la mairie : ce que dit le guide de la CNIL pour les associations.
Mis à jour le
Le fichier des adhérents d'une association est un traitement de données personnelles, qu'il soit sur papier, dans un tableur ou dans un logiciel. Le RGPD (règlement général sur la protection des données) s'applique : ne collecter que le nécessaire, informer les membres, limiter les accès, ne pas tout garder indéfiniment. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) a publié un guide de sensibilisation pour les associations ; cette page en reprend les règles utiles au fichier des adhérents, puis dit ce qu'un assistant d'équipe doit en voir, c'est-à-dire presque rien.
Les règles du guide de la CNIL
Un objectif défini avant de collecter. La gestion administrative des licenciés d'un club est un objectif ; on ne réutilise pas ce fichier pour un autre but. Le guide donne l'exemple d'un centre musical qui ne peut pas transmettre les coordonnées de ses membres à un magasin d'instruments sans leur accord.
Le nécessaire, pas plus. Pour une activité sportive, la situation matrimoniale n'est pas utile. Pour un tarif selon les revenus, une attestation de quotient familial est légitime ; le numéro de sécurité sociale ou la carte Vitale ne le sont pas.
Une base légale choisie. Le guide cite le contrat (les prestations prévues entre le club et l'adhérent), l'intérêt légitime (un courrier postal aux membres), le consentement (la prospection par courriel), l'obligation légale.
Les données sensibles. Santé, opinions, convictions religieuses : interdites par principe, sauf exceptions. Une association peut, par exemple, recueillir des informations de santé d'un enfant (une allergie) pour une sortie, avec l'accord du représentant légal.
L'information des membres. Au moment de l'adhésion : qui traite les données, pourquoi, sur quelle base, à qui elles sont transmises (par exemple la fédération), combien de temps elles sont gardées, quels droits s'exercent et comment, et le droit de saisir la CNIL. Le guide admet une mention courte sur le bulletin qui renvoie à une mention complète sur le site.
La durée de conservation. La CNIL recommande de garder les données d'un adhérent trois ans à compter de la fin de son adhésion. Service Public (fiche vérifiée le 12/05/2026) parle de la durée de l'adhésion et jusqu'à 5 ans après si les données servent de preuve, puis suppression ou anonymisation. Les deux textes convergent sur un point : pas de conservation illimitée.
Les accès. Seules les personnes qui en ont besoin consultent le fichier. Le guide prend l'exemple des paiements de cotisations d'un club : visibles par la personne chargée du suivi, pas par tous les entraîneurs. Chaque bénévole a son propre identifiant ; ses comptes sont clos à la fin de sa mission.
Les questions qui reviennent
| Question | Réponse du guide de la CNIL |
|---|---|
| La mairie qui nous subventionne peut-elle exiger la liste des adhérents ? | Non. Elle peut demander la copie certifiée du budget et des comptes. |
| Un membre peut-il obtenir la liste des autres adhérents ? | Seulement si les statuts le prévoient, avec un lien direct avec l'activité. |
| Peut-on publier les photos des membres ? | Oui, avec l'accord de la personne photographiée (et du représentant légal pour un mineur), de préférence écrit. |
| Peut-on relancer les anciens adhérents chaque année ? | Oui, pendant trois ans après la fin de l'adhésion, avec un moyen simple de s'y opposer à chaque envoi. |
| Peut-on collecter le casier judiciaire des bénévoles ? | Non, en principe. |
| Faut-il un délégué à la protection des données ? | Non en général, sauf certains cas comme une association du secteur social et médico-social qui traite des données sensibles à grande échelle. |
Associations.gouv.fr rappelle aussi que l'association dispose d'un mois pour répondre à une demande d'accès, de rectification ou d'effacement, et qu'elle tient un registre des traitements.
Ce que l'assistant voit, et ce qu'il ne voit pas
Un assistant qui répond aux adhérents et aux bénévoles n'a pas besoin du fichier des adhérents. Il travaille sur les documents de l'association : statuts, règlement intérieur, plannings, fiches d'inscription vierges, mention d'information.
| Dans la base de l'assistant | Hors de la base |
|---|---|
| Mention d'information RGPD de l'association | Fichier des adhérents, licenciés, bénéficiaires |
| Fiche d'inscription vierge et liste des pièces demandées | Fiches d'inscription remplies, certificats, attestations |
| Procédure pour exercer ses droits (à qui écrire) | Données de santé, informations sur les enfants |
| Règles internes d'accès aux fichiers | Coordonnées personnelles des bénévoles et dirigeants |
L'assistant peut, en revanche, répondre à la question « que faites-vous de mes données ? » en citant votre mention d'information, et indiquer à qui écrire pour exercer ses droits.
Avant de choisir un outil
Si l'association confie des données à un prestataire, celui-ci est un sous-traitant au sens du RGPD, et ses obligations doivent figurer dans le contrat, rappelle le guide. Demandez par écrit où les données sont hébergées et traitées, et lisez la politique de confidentialité du fournisseur. En cas de doute, la CNIL publie des ressources pour les associations.
Pour la suite : répondre aux questions des adhérents et la passation de bureau.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les données d'un ancien adhérent ?
Le guide de la CNIL recommande trois ans à compter de la fin de l'adhésion ; ensuite, sans réponse de la personne à une relance, ses données sont supprimées ou archivées.
Un adhérent peut-il demander la liste des autres membres ?
Seulement si les statuts prévoient cette communication, et à condition qu'elle ait un lien direct avec l'activité de l'association.
Une association doit-elle désigner un délégué à la protection des données ?
En général non, selon la CNIL, sauf certains cas, par exemple une association du secteur social et médico-social qui traite des données sensibles à grande échelle.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :